Zmiana adresu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością to prosta procedura, którą – przy dobrym przygotowaniu – można przeprowadzić sprawnie, online i bez dodatkowych kosztów poza opłatami urzędowymi.
Proces wymaga kilku kroków formalnych, ale większość działań da się zrealizować w Portalu Rejestrów Sądowych, bez wizyty u notariusza (przy samej zmianie adresu).
Kluczowe rozróżnienie – zmiana adresu a zmiana siedziby
Przed rozpoczęciem działań warto rozróżnić dwa pojęcia. Zmiana adresu oznacza przeniesienie siedziby w ramach tej samej miejscowości (np. inna ulica lub numer), natomiast zmiana siedziby to przenosiny do innej miejscowości.
Zmiana siedziby co do zasady wymaga zmiany umowy spółki i jest formalnie bardziej złożona niż zwykła zmiana adresu.
Poniższe zestawienie ułatwia szybkie porównanie:
| Zakres | Zmiana adresu | Zmiana siedziby |
|---|---|---|
| Co oznacza | nowy adres w tej samej miejscowości | przeniesienie do innej miejscowości |
| Zmiana umowy spółki | nie | tak |
| Notariusz / S24 | nie | tak (notariusz lub Platforma S24) |
| Opłaty KRS + MSIG | 350 zł | 350 zł |
| Termin zgłoszenia do KRS | niezwłocznie po uchwale zarządu | do 6 miesięcy od uchwały o zmianie umowy |
| Dodatkowe zgłoszenia | NIP-8 w urzędzie skarbowym | NIP-8, ewentualnie ZUS, banki, kontrahenci |
Procedura dla zmiany adresu spółki
Krok 1 – podjęcie uchwały zarządu
Pierwszym etapem jest podjęcie uchwały zarządu o zmianie adresu spółki. Uchwała powinna zawierać następujące elementy:
- prawidłowa numeracja i data podjęcia uchwały,
- wskazanie osób wchodzących w skład zarządu, które podejmują uchwałę,
- dokładne określenie dotychczasowego adresu siedziby spółki,
- pełna specyfikacja nowego adresu spółki.
Zmiana adresu nie wymaga zmiany umowy spółki – wystarczy uchwała zarządu, bez udziału notariusza i bez szczególnej formy.
Krok 2 – zgłoszenie zmiany do KRS
Po uchwale należy zgłosić zmianę w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) przez Portal Rejestrów Sądowych (PRS). Zgłoszenie obejmuje:
- wygenerowany online formularz zawierający wniosek o wpis zmiany,
- uchwałę zarządu o zmianie adresu,
- opłatę sądową i za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSIG) – łącznie 350 złotych.
Zmiana jest skuteczna od chwili ujawnienia jej w rejestrze – nowym adresem spółka posługuje się od momentu dokonania wpisu przez sąd.
Krok 3 – rejestracja w urzędzie skarbowym
Po wpisie w KRS należy zaktualizować dane w urządzie skarbowym na formularzu NIP-8 (sekcja B4). Zgłoszenie można złożyć papierowo (osobiście lub listem poleconym) albo elektronicznie – przy użyciu podpisu kwalifikowanego lub Profilu Zaufanego.
Procedura dla zmiany siedziby spółki
Zmiana siedziby (do innej miejscowości) wymaga zmiany umowy spółki, a więc co do zasady udziału notariusza lub skorzystania z Platformy S24.
Krok 1 – zmiana umowy spółki
Najpierw dokonuje się zmiany umowy spółki w wymaganej prawem formie (akt notarialny lub tryb S24).
Krok 2 – podjęcie uchwały o zmianie siedziby
Następnie zarząd podejmuje uchwałę o zmianie siedziby i wskazuje nową miejscowość.
Krok 3 – zgłoszenie do KRS
Wniosek o zmianę należy złożyć przez PRS w terminie 6 miesięcy od wejścia w życie uchwały o zmianie umowy. Do wniosku dołącza się:
- wygenerowany formularz wniosku o zmianę,
- uchwałę zarządu zmieniającą siedzibę,
- tekst jednolity umowy spółki,
- opłatę sądową i za ogłoszenie w MSIG – razem 350 złotych.
Zmiana siedziby podlega ogłoszeniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Krok 4 – powiadomienie innych instytucji
Po wpisie w KRS zaktualizuj dane w kluczowych miejscach:
- Urząd skarbowy – zgłoszenie na formularzu NIP-8;
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) – aktualizacja danych płatnika składek (jeśli dotyczy);
- Banki – aktualizacja adresu korespondencyjnego i danych w umowie rachunku;
- Kontrahenci i inne instytucje – przekazanie nowego adresu w umowach i systemach rozliczeniowych.
Najważniejsze informacje praktyczne
Gdzie i jak złożyć wniosek?
Cała procedura odbywa się w Portalu Rejestrów Sądowych (PRS). Postępuj według poniższych kroków:
- Zaloguj się do Portalu Rejestrów Sądowych (PRS).
- Wybierz: Krajowy Rejestr Sądowy → e‑formularze KRS → wniosek o zmianę.
- Podaj numer KRS spółki.
- Zaznacz w zakresie informacji objętych zmianą: Siedziba i adres spółki.
- Uzupełnij nowe dane adresowe i podpisz wniosek.
Podpis elektroniczny – korzyści
Posiadanie podpisu kwalifikowanego lub Profilu Zaufanego upraszcza i przyspiesza formalności – cały proces możesz zrealizować online. Kluczowe plusy to:
- brak konieczności osobistej wizyty w sądzie lub na poczcie,
- szybsze nadanie biegu sprawie i krótszy czas oczekiwania na wpis,
- wygodne archiwizowanie i obieg dokumentów w spółce.
Całkowite koszty
Opłata za wpis zmiany w KRS i ogłoszenie w MSIG wynosi 350 złotych (zarówno przy zmianie adresu, jak i siedziby). W trybie S24 niektóre zgłoszenia mogą kosztować 300 złotych.
Dokumenty wymagane – lista kontrolna
Przed złożeniem wniosku przygotuj:
- uchwałę zarządu (dla zmiany adresu) lub zmienioną umowę spółki (dla zmiany siedziby),
- pełnomocnictwo – jeśli działa pełnomocnik – wraz z opłatą skarbową,
- podpis elektroniczny (kwalifikowany lub Profil Zaufany) albo przygotowanie do wysyłki dokumentów listem poleconym,
- numer KRS spółki,
- dotychczasowy i nowy adres siedziby spółki.
